NO.

KOMPONEN

URAIAN

1.

Produk Pelayanan

Surat Dispensasi

2.

Persyaratan Pelayanan

1. Surat Pengantar dari unit kerja kepada Bupati tembusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidoarjo
2. Surat penunjukan dari lembaga terkait

3.

Sistem Meknisme dan Prosedur

1. Lembaga mengirim surat penunjukan Pegawai Negeri Sipil untuk melaksanakan tugas negera kepada Pimpinan Perangkat Daerah dimana Pegawai dimaksud bekerja, dan selanjutnya pimpinan unit kerja menyampaikan kepada Bupati dengan tembusan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah melalui aplikasi e-buddy
2. Staf front office menerima surat pengajuan dispensasi yang terdiri dari surat pengantar dan berkas, mengagenda surat ke sistem informasi agenda surat dari aplikasi e-buddy kemudian diproses disposisi oleh Kasubbag. Umum dan Kepegawaian/ admin aplikasi e-buddy BKD Kabupaten Sidoarjo
3. Kasubbag. Umum dan Kepegawaian menerima dan memeriksa surat masuk melalui aplikasi e-buddy untuk kemudian diteruskan ke Sekretaris Badan
4. Sekretaris menerima surat masuk dari Kasubbag. Umum dan Kepegawaian melalui aplikasi e-buddy dan meneruskan pada Kepala Badan untuk mendapatkan disposisi ke bidang mana surat tersebut akan ditindaklanjuti dan menyerahkan kembali ke Sekretaris Badan
5. Kepala Bidang Pengembangan Motivasi dan Disiplin menerima disposisi dari Kepala BKD Kabupaten Sidoarjo melalui aplikasi e-buddy dan meneruskan ke staf Bidang Pengembangan Motivasi dan Disiplin
6. Kepala Bidang Pengembangan Motivasi dan Disiplin menerima dan memeriksa surat serta berkas usulan dispensasi yang masuk melalui aplikasi e-buddy, apabila lengkap akan ditindaklanjuti dan apabila persyaratan kurang maka dilakukan pemberitahuan ke Perangkat Daerah pemohon agar dilengkapi melalui surat melalui aplikasi e-buddy atau telepon
7. Staf membuat surat undangan rapat koordinasi kepada instansi terkait melalui aplikasi e-buddy, berkaitan dengan usulan dispensasi
8. Berdasarkan hasil rapat koordinasi, apabila usulan dispensasi sudah sesuai dengan ketentuan maka staf membuat surat pengantar kepada Sekretaris Daerah dan surat dispensasi melalui aplikasi e-buddy dan sebelum diteruskan ke Kepala Bidang Pengembangan Motivasi dan Disiplin untuk dilakukan verifikasi terlebih dahulu
9. Surat pengantar dan surat dispensasi yang telah diverifikasi diteruskan ke Sekretaris badan untuk diverifikasi kemudian dinaikkan ke Kepala Badan untuk diverifikasi melalui aplikasi e-buddy
10. Setelah surat pengantar dan surat dispensasi sudah diverifikasi oleh Kepala Badan dan setelah di approve, Staf Bidang Pengembangan Motivasi dan Disiplin mengirim surat pengantar dan surat dispensasi tersebut ke Sekretariat Daerah untuk diverifikasi dan untuk ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Bupati Sidoarjo melalui aplikasi e-buddy ke Sekretariat Daerah Kabupaten Sidoarjo
11. Setelah rekomedasi/ surat dispensasi di tandatangani oleh Bapak Sekretaris Daerah Kabupaten Sidoarjo, Back office / staf Bidang Pengembangan Motivasi dan Disiplin mengirim/ meneruskan surat dispensasi ke tujuan yaitu OPD yang mengajukan sebagai Pemohon melalui aplikasi e-buddy.Staf front office menerima surat dispensasi dari Sekretariat Daerah yang telah ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Bupati Sidoarjo serta menyerahkannya kepada Bidang Pengembangan Motivasi dan Disiplin untuk didistribusikan kepada Perangkat Daerah pemohon pengajuan dispensasi.
12. Mengirimkan surat dispensasi kepada Perangkat Daerah pemohon

4.

Jangka Waktu Penyelesaian

3 Hari kerja

Waktu penyelesaian pengajuan Dispensasi adalah selama 3 (tiga) hari kerja pada        tahapan kegiatan yang menjadi tanggung jawab Badan Kepegawaian Daerah   Kabupaten Sidoarjo, yaitu :

3 (tiga) hari kerja terhitung sejak diterimanya berkas permohonan lengkap hingga pengiriman surat undangan rapat koordinasi kepada instansi terkait, berkaitan dengan usulan dispensasi semua proses dilakukan melalui aplikasi e-buddy 1 (satu) hari kerja untuk pelaksanaan rapat koordinasi dengan instansi terkait 2 (satu) hari kerja terhitung sejak dibuatnya surat pengantar dan surat dispensasi sampai dengan pengiriman ke Sekretariat Daerah untuk diverifikasi dan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Bupati Sidoarjo melalui aplikasi e-buddy 1 (satu) hari kerja untuk mengirimkan surat dispensasi kepada Perangkat Daerah pemohon melalui aplikasi e-buddy

5.

Biaya/Tarif

Tidak ada biaya

6.

Penanganan Pengaduan, saran dan masukan

Email:fo.bkdsda@gmail.com

No telepon (031) 8921307

Nomor Helpdesk:087871713399

Kotak Saran

Lapor.go.id

Instagram:bkd_sidoarjo

Tiktok:bkdsda