Syarat Pelayanan Peminjaman Arsip :

1. Hadir langsung ke Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidoarjo dengan melakukan Menyampaikan surat permohonan tertulis yang berisi:

a. Identitas pemohon yang meliputi nama perseorangan/ institusi/ lembaga swadaya masyarakat/ organisasi masyarakat/ partai politik/ badan publik lainnya dilengkapi dengan kontak yang dapat dihubungi.

b. Mencantumkan maksud dan tujuan peminjaman arsip

c. Registrasi tamu pada front office

d. Membawa surat permohonan asli dari institusi/ lembaga swadaya masyarakat/ organisasi masyarakat/ partai politik/ badan publik lainnya;

2. Pengguna layanan wajib menggunakan data dengan mencantumkan sumber dari mana memperoleh data dan informasi tersebut, baik yang digunakan untuk kepentingan sendiri maupun untuk kepentingan publikasi sessuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Prosedur Pelayanan :

1. Melalui permohonan tertulis

Keterangan :

a. Pengguna layanan menyampaikan surat permohonan resmi ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidoarjo.

b. Pengguna layanan menerima tanda terima/ konfirmasi dari petugas front office, yang menunjukkan bahwa surat permohonan telah diterima

c. Pengguna layanan menunggu hasil disposisi serta analisis terhadap surat permohonan peminjaman arsip, dimana :

• Jika surat permohonan peminjaman arsip diterima, maka pengguna layanan akan menerima surat berisi data dan informasi sesuai surat permohonan.
• Jika surat permohonan data dan informasi ditolak, maka pengguna layanan akan menerima surat penolakan yang disertai dengan alasan penolakan.

2. Pengguna layanan menerima surat balasan yang akan dikirimkan melalui email atau info kontak yang tertera pada surat permohonan.

3. Hadir langsung ke Badan Kepegawaian Daerah Keterangan :

a. Pengguna layanan datang langsung ke Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidoarjo dengan membawa surat permohonan peminjaman arsip kepada petugas front office.

b. Pengguna layanan mengisi daftar tamu dan menunggu disposisi petugas yang akan memberikan pelayanan.

c. Pengguna layanan menerima konfirmasi pemberian layanan oleh petugas front office.

d. Apabila pemohonan data dan informasi diterima, pengguna layanan akan diarahkan oleh petugas front office ke ruangan pertemuan yang telah disiapkan

e. Pengguna layanan mengisi formulir peminjaman arsip

f. Petugas/arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada pengguna dibawah pengawasan petugas

g. Petugas/arsiparis mencatat arsip yang akan dibaca dalam buku register kemudian menyerahkan arsip kepada pengguna dibawah pengawasan petugas

h. Pengguna membaca di ruang baca atau dapat menggandakan arsip dibawah pengawasan petugas/arsiparis dan setelah mendapat persetujuan dari petugas/arsiparis yang berwenang

i. Pengguna sebelum keluar dari ruang baca menyerahkan kembali arsip kepada petugas/arsiparis

j. Pengguna layanan menerima layanan peminjaman arsip oleh petugas/ pegawai yang ditugaskan.