1.    DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Standar Operasional Prosedur.
3. Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 85 Tahun 2017 Tentang Pengembangan Kompetensi Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.

2.    KETERKAITAN 

1. Bidang Diklat ASN BKD.
2. Bidang Mutasi BKD
3. Bidang Pengembangan ASN BKD
4. Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan ASN BKD
5. Instansi Terkait.  

3.    PERINGATAN

1. Pemberian Izin Belajar harus berpedoman pada Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 85 Tahun 2017 Tentang Pengembangan Kompetensi Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
2. Apabila dalam Pemrosesan Izin Belajar terdapat kejanggalan mengenai persyaratan pemohon maka diharapkan dapat diselesaikan secepatnya dengan cara melaksanakan koordinasi antar Bidang di BKD sehingga dapat segera diputuskan untuk dilanjutkan prosesnya atau tidak.

4.    KUALIFIKASI PELAKSANA
Jumlah Personil =  5 orang
Jabatan     :    Kepala Bidang Diklat ASN
Pendidikan    :    Minimal S1 
Pelatihan    :    

-     Diklat Kepemimpinan Tk. IV
-     Diklat Kepemimpinan Tk. III
-     Diklat Manajemen Kepegawaian
-    Diklat Manajemen Kepemimpinan Organisasi
-    Pelatihan tentang Diklat ASN

Keterampilan/Pengetahuan    :    

-    Mampu melakukan analisa terhadap permasalahan
-    Mampu melaksanakan manajemen kepegawaian
-    Mampu melaksanakan pengelolaan kepegawaian
-    Menguasai peraturan kepegawaian
Pengalaman Kerja    :    Pernah menduduki jabatan Eselon III dan IV
Jumlah Personil    :    1 orang

Jabatan     :    Kasubbid. Penyelenggaraan Diklat ASN
Pendidikan    :    Minimal S1 
Pelatihan    :    

-     Diklat Kepemimpinan Tk. IV
-     Diklat Manajemen Kepegawaian
-    Diklat Manajemen Kepemimpinan Organisasi

Keterampilan/Pengetahuan    :    

-    Mampu melaksanakan pengelolaan kepegawaian
-    Mampu melaksanakan manajemen kepegawaian
-    Menguasai peraturan kepegawaian 
-    Mampu menyelenggarakan diklat ASN
Pengalaman Kerja    :    Pernah menduduki jabatan Eselon IV
Jumlah Personil    :    1 orang

Jabatan     :    Pengelola Data Bidang Diklat ASN
Pendidikan    :    Minimal SMA
Pelatihan    :    

-     Komputer
-     Administrasi surat menyurat
-    Diklat pengelolaan arsip

Keterampilan/Pengetahuan    :    

-    Mampu melaksanakan administrasi surat menyurat
-    Mengetahui peraturan kepegawaian
-    Mampu melakukan pengelolaan arsip
-    Mampu menyelenggarakan diklat ASN
Pengalaman Kerja    :    Pernah bertugas pada bagian dan badan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo
Jumlah Personil    :    3 orang

5.    PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Sarana dan prasarana penyelenggaraan diklat ASN
2. ATK sebagai perlengkapan melaksanakan tugas.

    
 
6.    PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Berkas permohonan Izin Belajar diinput oleh pengelola data sebagai dasar pertanggungjawaban pemrosesan berkas.
2. Kendala-kendala yang ada dalam pemrosesan izin belajar agar dicatat sebagai dasar pemecahan masalah dan segera dicarikan solusinya dengan berkoordinasi pada bidang-bidang terkait.
3. Membuat laporan tindak lanjut Permohonan Surat Izin Belajar tiap triwulan.

7.     SISTEM, MEKANISME DAN PROSEDUR

1.  Pemohon berkonsultasi terkait rencana pendidikan yang akan ditempuh dengan Pejabat yang menangani kepegawaian di Instansi tempat bekerja
2.  Pemohon mengunjungi website bkd (http://www.kp.bkd.sidoarjokab.go.id/) untuk mengunduh blanko/ formulir pengajuan Izin Belajar
3.  Pemohon melengkapi berkas-berkas permohonan Izin Belajar sebagaimana yang dipersyaratkan yaitu :
   a.    Surat pengantar dari instansi yang bersangkutan ;
   b.    Formulir pengajuan izin belajar
   c.    Foto Copy SK Kenaikan Pangkat terakhir yang dilegalisir oleh instansi  yang bersangkutan ;
   d.    Penilaian Prestasi Kerja tahun terakhir dengan kretera minimal “baik” yang dilegalisir instansi yang bersangkutan.
   e.    Surat Pernyataan bermaterai Rp 6000,- yang menyatakan bersedia mematuhi segala ketentuan tentang izin belajar atau yang dipersamakan;
   f.    Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir khusus untuk PNS Jabatan Fungsional;
   g.    Jadwal pendidikan/perkuliahan ; 
   h.    Surat keterangan dari lembaga pendidikan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan diterima/sedang menempuh studi di lembaga tersebut.
   i.    Print out bukti akreditasi program studi perguruan tinggi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi atau dari Perguruan Tinggi minimal B.
4.   Pemohon menyerahkan berkas permohonan kepada pejabat kepegawaian pada instansinya untuk diverifikasi kelengkapannya.
5.  Instansi meneruskan berkas permohonan yang telah lengkap kepada BKD Sidoarjo
6. Berkas permohonan masuk ke bidang sekretariat BKD untuk dikelola kemudian didisposisikan ke bidang Diklat ASN oleh pimpinan BKD
7. Berkas masuk ke bidang Diklat ASN, diterima oleh Pengadministrasi Umum untuk diinput terlebih dahulu kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang Diklat ASN untuk didisposisikan ke Kasubbid Penyelenggaraan Diklat ASN.
8. Kasubbid Penyelenggaraan Diklat ASN mendisposisikan kepada Pengelola data untuk memproses berkas permohonan tersebut
9. Berkas permohonan tersebut kembali dinput oleh pengadministrasi umum terkait kepada siapa surat tersebut didisposisikan untuk kemudian diserahan kepada pengelola data yang ditunjuk dalam diposisi.
10. Pengelola data yang menangani menginput setiap berkas permohonan yang diterima dalam file ‘berkas masuk’
11. Data pemohon Izin Belajar juga diinput dalam file ‘Data Permohonan Izin Belajar’
12. Pengelola Data melakukan verifikasi terkait kelengkapan berkas izin belajar
13. Apabila dalam verifikasi ditemukan kejanggalan maka pengelola data melakukan koordinasi dengan bidang terkait di BKD Sidoarjo
14. Berkas permohonan yang sesuai dengan persyaratan akan diproses lebih lanjut sedangkan berkas yang tidak lengkap dan tidak memenuhi persyaratan akan dikembalikan secara tertulis lengkap dengan alasan/ dasar pengembalian tersebut.
15. Pengelola Data mencetak Surat Izin Belajar sebanyak 3 (tiga) rangkap dan Nota Dinas sebagai pengantar dalam proses penandatangan.
16. Penandatanganan Surat Izin Belajar dilaksanakan secara berjenjang dari Kasubbid Penyelenggaraan Diklat ASN, Kepala Bidang Diklat ASN untuk kemudian ditandatangani oleh Kepala BKD Kabupaten Sidoarjo
17.  Surat Izin Belajar yang telah ditandatangani Kepala BKD Kabupaten Sidoarjo akan diregister oleh bidang sekretariat, untuk kemudian diserahkan kembali kepada bidang Diklat ASN
18. Pengelola Data yang menangani akan mengagenda dengan menginput nomor dan tanggal surat izin belajar untuk kemudian dicetak dan ditempel dalam buku agenda 
19. Pengelola Data men-scan Surat Izin Belajar untuk kemudian dipilah Surat Izin Belajar yang akan diserahkan kepada pemohon dan arsip yang akan disimpan.
20. Pengelola Data menginput data Izin Belajar di SIMPEG
21. Apabila pemohon mencantumkan kontak, maka akan dihubungi bahwa Surat Iizin Belajar telah diproses dan dapat diambil.
22. Pengelola Data akan membuat laporan triwulan terkait berkas permohonan izin belajar yang masuk dan yang telah diproses sebagai pertanggungjawaban.