Syarat layanan izin pencalonan Kepala Desa :

1. Surat Pengantar dari unit kerja kepada Bupati tembusan Kepala BKD 

2. Foto Copy Karpeg, SKP, KTP, KSK dan Pangkat Terakhir 

3. Foto copy SK Jabatan Terakhir 

4. Foto Copy Ijasah Terakhir 

5. Surat Keterangan Menyetujui ASN yang mencalonkan diri 

6. Data dukungan dari warga desa disertai Foto Copy KTP warga minimal 200 orang 

7. Pernyataan tidak keberatan dari Pimpinan Satuan Kerja 8. Data rombel dan jumlah guru (Bagi Guru)

Prosedur layanan :

1. Pemohon mengajukan surat pengajuan izin pencalonan Kepala Desa kepada Bupati dan diwajibkan melampirkan pula surat pengantar dari unit kerja dengan tembusan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah melalui aplikasi e-buddy 

2. Staf front office menerima surat pengajuan izin pencalonan Kepala Desa yang terdiri dari surat pengantar dan berkas, mengagenda surat ke sistem informasi agenda surat dari aplikasi e-buddy kemudian diproses disposisi oleh Kasubbag. Umum dan Kepegawaian/ admin aplikasi e-buddy BKD Kabupaten Sidoarjo 

3. Kasubbag. Umum dan Kepegawaian menerima dan memeriksa surat masuk melalui aplikasi e-buddy untuk kemudian diteruskan ke Sekretaris Badan 

4. Sekretaris menerima surat masuk dari Kasubbag. Umum dan Kepegawaian melalui aplikasi e-buddy dan meneruskan pada Kepala Badan untuk mendapatkan disposisi ke bidang mana surat tersebut akan ditindaklanjuti dan menyerahkan kembali ke Sekretaris Badan 

5. Kepala Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan ASN menerima disposisi dari Kepala BKD Kabupaten Sidoarjo melalui aplikasi e-buddy dan meneruskan ke Kasubbid. Pembinaan ASN 

6. Kasubbid. Pembinaan ASN meneruskan disposisi surat masuk tersebut kepada staf Subbid. Pembinaan ASN 

7. Kasubbid. Pembinaan ASN menerima dan memeriksa surat serta berkas usulan dispensasi yang masuk melalui aplikasi e-buddy, apabila lengkap akan ditindaklanjuti dan apabila persyaratan kurang maka dilakukan pemberitahuan ke Perangkat Daerah pemohon agar dilengkapi melalui surat melalui aplikasi e-buddy atau telepon 

8. Kasubbid. Pembinaan ASN bersama staf membuat surat undangan rapat koordinasi kepada instansi terkait melalui aplikasi e-buddy, berkaitan dengan usulan izin pencalonan Kepala Desa 

9. Berdasarkan hasil rapat koordinasi, apabila usulan dispensasi sudah sesuai dengan ketentuan maka Kasubbid. Pembinaan ASN bersama staf membuat surat pengantar kepada Sekretaris Daerah dan izin pencalonan Kepala Desa melalui aplikasi e-buddy dan sebelum diteruskan ke Kepala Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan ASN untuk dilakukan verifikasi terlebih dahulu 

10. Surat pengantar dan surat dispensasi yang telah diverifikasi diteruskan ke Sekretaris badan untuk diverifikasi kemudian dinaikkan ke Kepala Badan untuk diverifikasi melalui aplikasi e-buddy 

11. Setelah surat pengantar dan izin pencalonan Kepala Desa sudah diverifikasi oleh Kepala Badan dan setelah di approve, Staf Subbid Pembinaan ASN mengirim surat pengantar dan surat dispensasi tersebut ke Sekretariat Daerah untuk diverifikasi dan untuk ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Bupati Sidoarjo melalui aplikasi e-buddy ke Sekretariat Daerah Kabupaten Sidoarjo 

12. Setelah izin pencalonan Kepala Desa di tandatangani oleh Bapak Sekretaris Daerah Kabupaten Sidoarjo, Back office/ staf Subbid Pembinaan ASN mengirim/ meneruskan surat dispensasi ke tujuan yaitu OPD yang mengajukan sebagai Pemohon melalui aplikasi e-buddy. Staf front office menerima surat dispensasi dari Sekretariat Daerah yang telah ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Bupati Sidoarjo serta menyerahkannya kepada Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan ASN untuk didistribusikan kepada Perangkat Daerah pemohon pengajuan izin pencalonan Kepala Desa 

13. Mengirimkan izin pencalonan Kepala Desa kepada Perangkat Daerah pemohon melalui aplikasi e-buddy