PELAYANAN TUGAS BELAJAR
1. DASAR HUKUM
- Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
- Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Standar Operasional Prosedur.
- Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 85 Tahun 2017 Tentang Pengembangan Kompetensi Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
2. KETERKAITAN
- Bidang Diklat ASN BKD.
- Bidang Mutasi BKD
- Bidang Pengembangan ASN BKD
- Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan ASN BKD
- Instansi Terkait.
3. PERINGATAN
- Pemberian Tugas Belajar harus berpedoman pada Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 85 Tahun 2017 Tentang Pengembangan Kompetensi Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
- Dalam Pemrosesan Tugas Belajar, bidang Diklat ASN tidak dapat memutuskan sepihak namum perlu dilaksanakan koordinasi antar Bidang di BKD sehingga dapat segera diputuskan untuk diberikan rekomendasi atau tidak
- Surat Rekomendasi Tugas Belajar diberikan sebelum pegawai mengikuti seleksi tugas belajar untuk kemudian dilaporkan hasilnya, apabila diterima akan ditindaklanjuti dengan surat penugasan dan SK tugas belajar.
4. KUALIFIKASI PELAKSANA
Jumlah Personil = 5 orang
Jabatan : Kepala Bidang Diklat ASN
Pendidikan : Minimal S1
Pelatihan :
- Diklat Kepemimpinan Tk. IV
- Diklat Kepemimpinan Tk. III
- Diklat Manajemen Kepegawaian
- Diklat Manajemen Kepemimpinan Organisasi
- Pelatihan tentang Diklat ASN
Keterampilan/Pengetahuan :
- Mampu melakukan analisa terhadap permasalahan
- Mampu melaksanakan manajemen kepegawaian
- Mampu melaksanakan pengelolaan kepegawaian
- Menguasai peraturan kepegawaian
Pengalaman Kerja : Pernah menduduki jabatan Eselon III dan IV
Jumlah Personil : 1 orang
Jabatan : Kasubbid. Penyelenggaraan Diklat ASN
Pendidikan : Minimal S1
Pelatihan :
- Diklat Kepemimpinan Tk. IV
- Diklat Manajemen Kepegawaian
- Diklat Manajemen Kepemimpinan Organisas
i
Keterampilan/Pengetahuan :
- Mampu melaksanakan pengelolaan kepegawaian
- Mampu melaksanakan manajemen kepegawaian
- Menguasai peraturan kepegawaian
- Mampu menyelenggarakan diklat ASN
Pengalaman Kerja : Pernah menduduki jabatan Eselon IV
Jumlah Personil : 1 orang
Jabatan : Pengelola Data Bidang Diklat ASN
Pendidikan : Minimal SMA
Pelatihan :
- Komputer
- Administrasi surat menyurat
- Diklat pengelolaan arsip
Keterampilan/Pengetahuan :
- Mampu melaksanakan administrasi surat menyurat
- Mengetahui peraturan kepegawaian
- Mampu melakukan pengelolaan arsip
- Mampu menyelenggarakan diklat ASN
Pengalaman Kerja : Pernah bertugas pada bagian dan badan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo
Jumlah Personil : 3 orang
5. PERALATAN/PERLENGKAPAN
- Sarana dan prasarana penyelenggaraan diklat ASN
- ATK sebagai perlengkapan melaksanakan tugas.
6. PENCATATAN DAN PENDATAAN
- Berkas permohonan Tugas Belajar diinput oleh pengelola data sebagai dasar pertanggungjawaban pemrosesan berkas.
- Pegawai yang diberikan surat rekomendasi wajib melaporkan perkembangan mengikuti seleksi tugas belajar
- Pegawai yang dinyatakan lulus seleksi akan diberikan surat penugasan dan SK tugas belajar dan wajib melaporkan perkembangan studi tiap semester
- Membuat laporan tindak lanjut Permohonan Surat Tugas Belajar tiap triwulan.
7. SISTEM, MEKANISME DAN PROSEDUR
- Pemohon berkonsultasi terkait penawaran program beasiswa dari K/L/Lembaga Lain yang sah dengan Pejabat yang menangani kepegawaian di Instansi tempat bekerja untuk mendapatkan pertimbangan teknis pengajuan tugas belajar sebelum mengikuti seleksi tugas belajar.
- Pemohon mengunjungi website bkd (http://www.kp.bkd.sidoarjokab.go.id/) untuk mengunduh blanko/ formulir pengajuan Tugas Belajar
- Pemohon melengkapi berkas-berkas permohonan Tugas Belajar sebagaimana yang dipersyaratkan yaitu :
a. Usulan permohonan rekomendasi mengikuti seleksi tugas belajar dari Instansi/ Perangkat Daerah ditujukan kepada Seketaris daerah melalui Kepala Badan Kegawaian Daerah;
b. Surat penawaran dari Lembaga pemberi beasiswa atau sponsor;
c. Foto copy ijazah terakhir dilegalisir;
d. Foto copy SK Pangkat Terakhir dilegalisir;
e. Foto copy Sk Jabatan Terakhir dilegalisir;
f. Foto copy Penilaian Prestasi Kerja 2 tahun terakhir
g. Surat persetujuan suami/isteri
- Pemohon menyerahkan berkas permohonan kepada pejabat kepegawaian pada instansinya untuk diverifikasi kelengkapannya.
- Instansi meneruskan berkas permohonan yang telah lengkap kepada BKD Sidoarjo untuk mendapatkan rekomendasi mengikuti seleksi tugas belajar.
- Berkas permohonan masuk ke bidang sekretariat BKD untuk dikelola kemudian didisposisikan ke bidang Diklat ASN oleh pimpinan BKD
- Berkas masuk ke bidang Diklat ASN, diterima oleh Pengadministrasi Umum untuk diinput terlebih dahulu kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang Diklat ASN untuk didisposisikan ke Kasubbid Penyelenggaraan Diklat ASN.
- Kasubbid Penyelenggaraan Diklat ASN mendisposisikan kepada Pengelola data untuk memproses berkas permohonan tersebut
- Berkas permohonan tersebut kembali dinput oleh pengadministrasi umum terkait kepada siapa surat tersebut didisposisikan untuk kemudian diserahan kepada pengelola data yang ditunjuk dalam diposisi.
- Pengelola data yang menangani menginput setiap berkas permohonan yang diterima dalam file ‘berkas masuk’
- Pengelola Data melakukan verifikasi terkait kelengkapan berkas permohonan tugas belajar termasuk penawaran tugas belajar dari K/L/Lembaga lain.
- Pengelola Data melakukan koordinasi dengan bidang Pengembangan ASN terkait perencanaan proyeksi formasi kebutuhan PNS dan bidang mutasi terkait kesesuaian jabatan dan pangkat mengikuti tugas belajar
- Berkas permohonan yang sesuai dengan persyaratan dan disetujui oleh bidang Pengembangan ASN dan bidang mutasi akan diproses lebih lanjut sedangkan berkas yang tidak lengkap dan tidak memenuhi persyaratan akan dikembalikan secara tertulis lengkap dengan alasan/ dasar pengembalian tersebut.
- Pengelola Data mengonsep Surat Rekomendasi mengikuti seleksi tugas belajar dan Nota Dinas sebagai dasar pertimbangan dalam pemberian surat rekomendasi tersebut.
- Penandatanganan Surat Rekomendasi Melaksanakan Seleksi Tugas Belajar dilaksanakan secara berjenjang dari Kasubbid Penyelenggaraan Diklat ASN, Kepala Bidang Diklat ASN untuk kemudian ditandatangani oleh Kepala BKD Kabupaten Sidoarjo
- Surat Rekomendasi Melaksanakan Seleksi Tugas Belajar yang telah ditandatangani Kepala BKD Kabupaten Sidoarjo akan diregister oleh bidang sekretariat, untuk kemudian diserahkan kembali kepada bidang Diklat ASN
- Pengelola Data yang menangani akan mengagenda dengan menginput nomor dan tanggal surat dan menscan surat tersebut.
- Menyerahkan Surat Rekomendasi Mengikuti Seleksi Tugas Belajar ke pemohon
- Pemohon mengikuti seleksi dan melaporkan hasilnya ke BKD Kabupaten Sidoarjo
- Pemohon yang dinyatakan lulus seleksi melaporkan secara tertulis ke BKD Sidoarjo lengkap dengan pengumuman kelulusan resmi dari instansi penyelenggara tugas belajar.
- Pengelola Data membuat konsep Surat Keputusan Bupati Sidoarjo terkait Tugas Belajar dan surat pengantar penandatanganan yang ditujukan kepada Bupati Sidoarjo dengan tembusan Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah
- Apabila SK Tugas belajar tersebut sudah dtandatangani dan diserahkan kepada BKD Kabupaten Sidoarjo, pengelola data membuat konsep surat penugasan dan surat penyampaian kepada instansi/Perangkat Daerah yang ditandatangani oleh Kepala BKD Kabupaten Sidoarjo.
- SK tugas belajar, surat penugasan dan surat penyampaian ke instansi/ perangkat daerah discan untuk kemudian dipilah antara yang arsip dan yang akan disampaikan ke instansi pemohon
- Pengolah data membuat konsep nota dinas terkait pemberitahuan kepada bidang mutasi terkait PNS yang akan menempuh tugas belajar sebagai laporan.
- Pengelola Data akan membuat laporan triwulan terkait tindaklanjut permohonan tugas belajar yang masuk dan yang telah diproses sebagai pertanggungjawaban